thailandposttoday

การดูแลเครื่อง Fax อย่างถูกวิธี

เครื่องแฟกซ์หรือ Fax คือ อุปกรณ์ที่ปฏิบัติภารกิจซีร็อกเอกสารให้อยู่ในแบบอย่างดิจิตอลแล้วก็แปลงข้อมูลดิจิตอลให้เปลี่ยนเป็นข้อมูลลงบนกระดาษ ซึ่งข้อมูลดังที่กล่าวมาข้างต้นสามารถส่งผ่านทางสายโทรศัพท์จากเครื่องแฟกซ์เครื่องหนึ่งไปยังเครื่องโทรสารอีกเครื่องหนึ่งได้ แม้ว่าจะมีระยะทางที่ห่างไกลกันมากมายก็ตามช่วยย่นระยะเวลาสำหรับการส่งข้อมูลข่าวสารที่จะต้องมีการพิมพ์ออกมาเป็นหลักฐานการันตี อย่างเช่น สำเนาข้อตกลง สำเนาทะเบียนบ้าน สำเนาเช็ค สำเนาใบเสร็จ ฯลฯ 



เครื่องแฟกซ์หรือเครื่องโทรสารที่จำเป็นต่อสำนักงาน




แฟกซ์สามารถใช้โทรติดต่อและทำการสื่อสารได้ราวกับโทรศัพท์ทั่วไป แต่ตัวเครื่องจะมีส่วนที่ปฏิบัติหน้าที่สำหรับการรับ-ส่งเอกสาร คือ หมึกพิมพ์ที่ทำหน้าที่พิมพ์ข้อมูลดิจิตอลที่ได้รับมาลงบนกระดาษ สแกนเนอร์เอกสารสำหรับเปลี่ยนแปลงเอกสารให้เป็นข้อมูลดิจิตอลสำหรับเพื่อการส่ง เครื่อง Fax สามารถรับเอกสารได้ 2 แบบ เป็น

แบบอัตโนมัติ คือ ผู้ใช้กระทำตั้งค่าให้เครื่องปฏิบัติภารกิจรับแล้วก็ส่งเอกสารได้ทันที โดยที่ไม่จำเป็นต้องกระทำการกดปุ่มเพื่อรับเอกสาร เหมาะกับองค์กรหรือหน่วยงานที่ต้องรับแฟกซ์เสมอๆ ซึ่งแฟกซ์แบบงี้จะไม่สามารถรับสายพูดคุยได้

แบบกึ่งอัตโนมัติ เป็น เครื่องโทรสารที่คนรับจึงควรกดปุ่มรับก่อน จึงจะสามารถรับเอกสารจากผู้ส่งได้ ฉะนั้นผู้มีความประสงค์ส่งโทรสารต้องโทรเข้ามาแจ้งกับคนรับเอกสารว่าอยากส่งโทรสารก่อน ผู้รับเอกสารก็เลยจะทำกดปุ่มเพื่อรับเอกสารต่อไป

จากความสามารถของเครื่องแฟกซ์สำนักงานส่งเอกสารได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะอยู่ใกล้หรือไกลทำให้เครื่องโทรสารมีการใช้งานจำนวนมาก แต่ว่าการใช้แรงงานที่ไม่เหมาะสมทำให้เครื่องแฟกซ์ความเสียหายได้ง่าย อายุการใช้งานของเครื่องสั้นลง ซึ่งการใช้งานเครื่องโทรสารที่ดีมีดังนี้
เลือกเครื่อง Fax ให้เหมาะสมกับการใช้งาน แฟกซ์มีการใช้งานกระดาษอยู่ร่วมกัน 2 แบบ คือ แบบ Thermal Paper ที่มีลักษณะเป็นม้วนกลม ตัวกระดาษด้านหนึ่งมีความเงาอีกด้านไม่เงา เนื่องจากว่ามีการเคลือบสารเคมีที่เมื่อได้รับความร้อนจากแกนความร้อนส่งไปยังกระดาษ กระดาษส่วนที่ได้รับความร้อนจะปรากฏเป็นเนื้อความแสดงขึ้นมา กับแบบกระดาษปกติ ที่พวกเราสามารถใช้กระดาษ A4 ทั่วไปสำหรับการรับเอกสาร โดยเครื่องจะกระทำการใช้น้ำหมึกพิมพ์ในเครื่องกระทำการพิมพ์เอกสารออกมาคล้ายกับเครื่องพิมพ์นั่นเอง การเลือกใช้กระดาษขึ้นอยู่กับรูปแบบการใช้งานว่าเป็นแบบใด ถ้ามีการส่งเอกสารมากกว่าการรับเอกสาร ควรที่จะทำการเลือกใช้กระดาษแบบ Thermal Paper กับแกนความร้อนเพราะเหตุว่าแกนความร้อนมีความทนทานแก่การใช้งานที่ช้านาน แต่ลักษณะของเอกสารที่ได้จะมีความคมชัดน้อย และซีดเซียวจางในช่วงเวลาอันเร็ว แต่หากมีการรับเอกสารที่อยากได้ความแหลมคมชัด ควรที่จะทำการเลือกใช้กระดาษ A4 ที่ทำการพิมพ์ด้วยน้ำหมึกพิมพ์ เพราะเหตุว่าเอกสารที่ได้จะมีความแหลมคมชัด ไม่ซีดเซียวจางสามารถเก็บรักษาได้นาน แม้กระนั้นถ้าหากไม่มีการใช้งานน้ำหมึกพิมพ์เป็นเวลานาน หัวเข็มคราวปฏิบัติหน้าที่ฉีดน้ำหมึกพิมพ์อาจมีการอุดตันทำให้ไม่สามารถที่จะกระทำการพิมพ์เอกสารได้ จึงเหมาะสมกับงานที่มีการรับเอกสารเป็นประจำนั่นเอง
ควรจะน้ำหมึกพิมพ์ที่เหมาะสม แฟกซ์แต่ละรุ่นจะมีการกำหนดประเภทของหมึกพิมพ์ซึ่งสามารถประยุกต์ใช้งานกับเครื่องได้ ว่ามีรุ่นใด แบบใด ยี่ห้อใด ซึ่งโดยมากแฟกซ์ยี่ห้อใดก็ควรใช้น้ำหมึกพิมพ์ยี่ห้อนั้น เหตุเพราะคุณสมบัติของหมึกจะได้รับการออกแบบมาให้เหมาะสมกับเครื่องพิมพ์อยู่แล้ว การใช้หมึกพิมพ์คนละยี่ห้อหรือหมึกพิมพ์ที่มีราคาถูกอาจจะส่งผลให้เข็มพิมพ์มีการอุดตันจากน้ำหมึกพิมพ์ที่มิได้ประสิทธิภาพได้
ทำความสะอาดอยู่ตลอด เครื่อง Fax จะมีไฟฟ้าสถิตเกิดขึ้น ทำให้มีการเกาะของฝุ่นละอองเกิดขึ้นมาก ซึ่งฝุ่นพวกนี้ถ้าหากไปติดที่ศีรษะเข็มฉีดน้ำหมึกหรือแกนความร้อนแล้ว จะมีผลให้การพิมพ์เอกสารเกิดความแปลกได้ โดยเหตุนั้นก็เลยต้องทำความปัดฝุ่นที่เครื่องแฟกซ์อยู่เป็นประจำวันแล้ววันเล่าเพื่อคุ้มครองปกป้องการสะสมของฝุ่นละออง
การดูแลเครื่องโทรสารเป็นเรื่องที่ไม่ยากแม้กระนั้นจะต้องอาศัยความตั้งใจตั้งแต่กรรมวิธีการเลือกใช้เครื่องให้เหมาะสมกับรูปแบบการใช้งาน โดยถ้าเกิดเน้นส่งควรจะเลือกเครื่อง Fax ที่ใช้กระดาษแบบ Thermal Paper กับแกนความร้อน แต่หากอยากรับเอกสารควรที่จะเลือกใช้กระดาษกับหมึกพิมพ์และอย่าลืมทำความสะอาดเครื่องทุกวี่ทุกวัน เพราะว่านอกเหนือจากจะช่วยทำให้อายุการใช้งานของเครื่องแฟกซ์มากขึ้นแล้ว ยังช่วยออมงบประมาณสำหรับในการจัดซื้อแล้วก็ซ่อมบำรุงเครื่องได้อีกด้วย